Cómo preparar tu empresa para obtener la certificación en ISO 9001

En la actualidad, la calidad es uno de los factores más importantes de una empresa, independientemente de su ubicación geográfica, sector de actividad y tamaño. La ISO 9001 es una norma de carácter internacional publicada por ISO (International Organization for Standardization) para establecer un Sistema de Gestión de Calidad. Se compone de una serie de procesos, políticas y procedimientos unificados y define la manera en la que la empresa elabora y entrega el producto o servicio a los clientes, con el principal objetivo de garantizar la satisfacción de estos.

Se trata de una herramienta muy valiosa para las compañías, ya que les permite demostrar su capacidad de ofrecer productos y servicios que satisfagan las necesidades de los clientes. Además, mediante un conjunto de procesos para mejorar su funcionamiento pueden asegurarse del cumplimiento de la normativa vigente.  La ISO 9001 tiene siete principios de referencia: liderazgo, enfoque al cliente, participación de los empleados, enfoque basado en procesos, mejora continua, gestión de las relaciones y enfoque basado en hechos en el proceso de toma de decisiones.

ISO 9001: preparación de la empresa

Antes de comenzar con el proceso de implementación de la norma, es requisito indispensable conocer cuál es el estado de la empresa y al actual sistema de calidad para conocer cuál es el punto desde el que se parte. Por lo tanto, se debe realizar un análisis DAFO para saber las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de la compañía, prestando especial atención a los elementos internos (debilidades y fortalezas). El diagnóstico inicial es clave.

Para poner en marcha el Sistema de Gestión de Calidad con base en la norma ISO 9001, es necesario que todas las partes de la organización conozcan los procesos y beneficios del proceso. Por este motivo, es conveniente llevar a cabo programas de concienciación a través de los cuales todos los empleados comprendan cuál es su papel.

Por supuesto, el pleno compromiso de la dirección es esencial, ya que de esta depende la elaboración de los procesos y el conocimiento de estos por parte de los trabajadores. Es necesario que los directivos se comprometan desde el primer momento con la implementación de la norma ISO 9001 para estandarizar todos los procesos y así conseguir una mayor eficiencia en las tareas y un ahorro de tiempo considerable en su ejecución.

La empresa también tiene que asegurarse de ofrecer programas de formación con los que adaptarse al Sistema de Gestión de Calidad. Todos los miembros que forman parte de la misma deben aprender el adecuado funcionamiento de los procesos. En lo que respecta a la documentación, el análisis y elaboración de la misma permite conocer cuáles son los procesos que se estaban realizando de manera incorrecta para poder corregirlos y gestionarlos adecuadamente.

Auditorías

Antes de obtener la certificación ISO 9001, la organización tiene que asegurar la correcta implementación. En primer lugar, conviene hacer una auditoría interna para comprobar el resultado inicial del Sistema de Gestión de Calidad. Tras corregir los errores detectados, es necesario realizar una auditoría externa por una empresa certificadora de la norma, que determinará oficialmente el cumplimiento de los requisitos de calidad exigidos.

Para mantener el Sistema de Gestión de Calidad en la empresa, no es suficiente con obtener el certificado ISO 9001. Son necesarias una serie de auditorías posteriores, con las que la empresa certificadora verifica que se siguen cumpliendo los estándares de la norma. Este seguimiento tiene una obligatoriedad de al menos tres años, periodo tras el cual se tiene que realizar lo que se conoce como recertificación.