Cómo hacer una auditoría interna de calidad para conseguir la ISO en una pequeña empresa

Realizar una auditoría interna de calidad es un paso crucial para que una pequeña empresa pueda obtener la certificación ISO, ya que este proceso ayuda a evaluar, mejorar y optimizar los procedimientos internos, garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad requeridos.

Para empezar, es fundamental comprender los requisitos de los certificados ISO para tu pequeña empresa.

El primer paso de cualquier auditoría interna es familiarizarse profundamente con las normas, como ISO 9001 para la gestión de calidad.

Esto le permitirá a la empresa conocer a fondo las cláusulas de la norma, identificar los puntos de cumplimiento y señalar las áreas que requieren más atención.

Norma ISO: cómo hacer una auditoría interna paso a paso

Lo primero es definir el alcance de la auditoría para enfocar los esfuerzos en las áreas críticas. Al establecer el alcance, se determinan las áreas, procesos o departamentos específicos de la empresa que serán evaluados.

Para una pequeña empresa, es recomendable centrarse en los procesos clave que impactan directamente en la calidad del producto o servicio final.

Para una auditoría interna de calidad, hay que contar con un equipo de auditores internos que conozcan bien los requisitos de la norma ISO y los procesos de la empresa.

En caso de que el equipo interno no tenga suficiente experiencia, es recomendable formar a los empleados o, en su defecto, contratar a un auditor externo especializado en normas ISO.

A continuación, es importante crear un plan de auditoría que detalle cada etapa del proceso.

Este plan debe incluir un cronograma, los objetivos específicos, el alcance y los procedimientos que serán auditados, así como las personas responsables de cada área.

La comunicación de este plan a todos los involucrados permitirá que todos sepan qué esperar y estén preparados para colaborar.

Una vez que el plan está en marcha, es hora de realizar la auditoría. En esta fase, el equipo auditor debe observar las operaciones, revisar los documentos y entrevistar a los empleados clave para verificar que los procesos cumplen con los requisitos de la norma ISO.

Durante esta evaluación, se debe prestar atención a la conformidad con los estándares, la eficacia de los procedimientos y la documentación correcta.

Tras la revisión, el equipo debe identificar no conformidades y oportunidades de mejora. Las no conformidades, o fallos en el cumplimiento de los requisitos, pueden clasificarse como mayores o menores, según su impacto en la calidad del producto o servicio.

Además, las oportunidades de mejora pueden ser áreas donde, aunque se cumplan los requisitos, se pueden optimizar procesos para mejorar los resultados.

Por ejemplo, si se detecta que el proceso de atención al cliente presenta tiempos de respuesta variables, esta sería una oportunidad para estandarizar y mejorar la eficiencia en la atención.

Posteriormente, se elabora un informe de auditoría que incluye todos los hallazgos, no conformidades y recomendaciones específicas para resolverlas.

Este informe debe ser claro y estructurado para facilitar su comprensión y aplicación. Además, es crucial que la empresa desarrolle un plan de acción para abordar cada una de las no conformidades y mejorar los procesos.

Finalmente, la empresa debe implementar las acciones correctivas y preventivas establecidas en el plan de acción y hacer un seguimiento de las mejoras para asegurarse de que las soluciones aplicadas son eficaces.

Esto implica programar revisiones periódicas de los procesos mejorados, lo que permitirá ajustar cualquier medida que no esté cumpliendo con los objetivos de calidad.

Para concluir, una revisión completa del sistema de gestión de calidad permitirá verificar que la empresa cumple con los requisitos ISO y está lista para la auditoría de certificación.